O teletrabalho tornou-se, desde março, um recurso precioso para combater a pandemia. Num artigo anterior, refleti sobre a nossa responsabilidade, enquanto colaboradores, de detetar dificuldades e trabalhar para as ultrapassar e partilhei algumas das medidas implementadas na Expense Reduction Analysts para melhorar a produtividade.
É verdade que a autonomia e a responsabilidade de cada um são essenciais para que o teletrabalho funcione e a produtividade não seja afetada. No entanto, as responsabilidades não se esgotam no colaborador, tendo a empresa um papel determinante.
Apesar de muitos especialistas terem apontado o modelo híbrido como uma tendência para o pós-pandemia, especialmente, no verão, quando o número de casos parecia ter abrandado, a mudança de cenário que se verificou nos últimos meses deixou as empresas sem escolha. É, agora, cada vez mais imperativo que as organizações e os líderes invistam tempo e recursos a otimizar os processos de trabalho e a construir uma cultura que fortaleça as equipas, mesmo remotamente.
Que medidas pode a empresa aplicar para aumentar a produtividade?
1. Mudar as métricas
Em primeiro lugar, a empresa é responsável por fornecer aos colaboradores as ferramentas necessárias à sua função, as quais podem passar apenas por computador e periféricos, ou podem incluir telemóvel/telefone, headphones, conexão à Internet, equipamento de escritório, entre outros. Veja-se o caso da Blip, a tecnológica do Porto, que deu 650€ aos funcionários para despesas derivadas do teletrabalho.
De seguida, é importante analisar as métricas de produtividade, que devem ir além do tempo de atividade e incidir sobre indicadores como resultados, tarefas completadas ou outros dados que sejam realmente mensuráveis. Aposte num modelo de gestão que dê espaço aos colaboradores para gerirem a sua própria agenda.
2. Criar momentos de socialização
Enquanto no escritório, a socialização acontece naturalmente, pelo facto de estarmos habituados a estar cara a cara e a ser possível tomar um café ou tratar de negócios durante um almoço, em ambiente virtual, é natural que os momentos de partilha sejam cada vez menos. Assim, a organização tem um papel muito importante na criação de novos momentos de socialização, inteiramente virtuais, mas que permitam a renovação dos laços e uma saudável troca de ideias.
Esta socialização não tem de ser exclusivamente feita em reuniões virtuais, mas os gestores devem ponderar fazer pelo menos uma por mês (no caso de equipas grandes). Deixe os assuntos de trabalho de fora e dedique estas reuniões à troca de ideias. Outras formas de socialização podem ser os grupos de Whatsapp, os fóruns na intranet, as festas virtuais (a BBC dá algumas dicas sobre como pode fazer uma festa de Natal virtual).
3. Incentivar ao cuidado mental
O que é que as empresas têm a ver com a saúde mental dos funcionários? Tudo! Organizações e líderes têm um papel fundamental no bem-estar mental dos colaboradores, especialmente no contexto de pandemia. Organize sessões virtuais viradas para os temas da saúde mental, da meditação e do autocuidado. Ensine os seus colaboradores a controlar os sentimentos de ansiedade e a dar prioridade à própria saúde mental. Algumas empresas têm organizado workshops virtuais de meditação e aberto gabinetes de psicologia online, com profissionais credenciados, para ajudar os colaboradores em fases mais críticas.
4. Trabalhar para o futuro
Quem sabe quando tudo isto vai acabar? Ninguém. Ninguém consegue prever quando poderemos regressar aos escritórios. E, mesmo quando regressarmos, o trabalho remoto continuará a ser uma medida eficaz de redução de custos.
Um dos grandes erros das organizações é limitarem-se a reagir aos estímulos externos, sem fazer uma avaliação interna. Monte uma equipa de especialistas, dentro da sua organização, para avaliar e gerir o tema do teletrabalho a longo prazo. Não se limite a responder às exigências do presente: prepare o seu negócio para o futuro!
Sobre o autor: João Costa, coordena uma equipa de consultores de alto nível, especializada na gestão de projetos de redução de custos e análise de uma ampla variedade de categorias de custos. Tem uma experiência de mais de 30 anos em gestão global (dos quais 10 anos como CEO/DG), turnarounds, liderança de equipas de marketing, franchising e vendas, principalmente em Produtos de Grande Consumo, em diversas geografias. É especialista em desenvolvimento organizacional e eficiência de empresas com diferentes perfis (multinacionais e empresas familiares).
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