Depois de negociadas as condições com um operador, surgem as primeiras facturas. Mensalidades, comunicações nacionais, internacionais, Roaming, dados fixos, bandas largas móveis, redes privadas. A lista pode ser maior consoante a especificidade da solução.
Das rubricas non-core de uma empresa, as telecomunicações são um dos exemplos cuja responsabilidade pode pertencer a vários departamentos: recursos humanos, financeiro, Informática ou TI e pode seguir um processo de verificação moroso e nem sempre isento de erros.
Deixamos algumas ideias como otimizar o tempo dos recursos, procurando melhorar todo o processo e melhorar o controlo de custos de telecomunicações.
– Ownership único de uma área com outra de suporte – ter quatro áreas a verificar custos, ou áreas que não são responsáveis pela sua validação e correção, aumenta o tempo e diminui a qualidade do trabalho. Assim, assignar a uma área a verificação das condições e a recepção da factura garante ganho de tempo a longo prazo, pela especialização. Esta área pode e deve ser auxiliada por outra para conferência de condições mais específicas (serviços de dados e suporte, por exemplo).
– Clarificação de todas as condições das comunicações – é comum serem acordadas tarifas numa negociação intensa e focada nas principais fontes de comunicação. E é também frequente aparecerem surpresas na facturação: chamadas extra, serviços adicionais, custos em Roaming. Com as receitas por cliente a baixarem, o fornecedor procura maximizar os extras por omissão. Por defeito os serviços extra devem ser bloqueados.
– Extracto Digital como norma de recepção de facturas – dependendo da empresa uma factura pode ter centenas ou milhares de páginas. Torna-se assim inviável a verificação em papel ou em PDF. Há o extracto em folha de cálculo que permite que em horas se possam conferir custos fixos e variáveis e analisar desvios, com fórmulas e regras simples.
– Não renovação automática do contrato aumenta o poder negocial bem como a data simultânea do final dos contratos. Já lhe aconteceu pedir telefones e serem renovados x meses ao contrato? Procure conhecer as datas e condições de renovação antes de 6 meses do fim indique a não renovação automática. Assim terá tempo para negociar de forma equitativa com vários players.
Melhorar o controlo de custos de telecomunicações não tem de ser complexo e pode reduzir muito tempo não produtivo dos seus recursos.
Pode também optar pelo outsourcing desta rubrica com a negociação, análise e auditoria para entidades que podem trazer ganhos financeiros e de tempo substanciais pelo foco exclusivo que têm neste tipo de tarefa e nas práticas já ganhas em outros projectos.