Falar em redução de custos de uma empresa é muita vezes conotado com uma fase negativa, de algo que não vai bem, pois a preocupação deve ser focada na receita. Sendo uma opinião, creio ser aceitável que o mais relevante é a margem. E por vezes para obter mais receita é necessário unir muitos esforços. E no caso da despesa?

Mito #1 – Para diminuir custos temos de estar dispostos a fazer o mesmo com menos serviço

Já alguma vez mudou de casa ou fez obras? Ou pensou que tinha pouco espaço e necessitava de mudar de casa ou no mínimo de comprar mais armários? Se isso aconteceu debateu-se com a necessidade de fazer uma arrumação. E nessa arrumação ficou com todos os objectos? Provavelmente não.

Em muitos casos 20% ou 30% são objectos que não usa, que não gosta ou que estão estragados. E no fim ficou com mais espaço, mais amplo e sem custos, correcto?

Nas empresas o mesmo pode ser aplicável: nas telecomunicações por exemplo, pagam-se serviços que não se utilizam, bandas largas ou linhas fixas por exemplo. Reduzir custos pode e serve para otimizar e libertar recursos para outras atividades produtivas.

Mito #2 – Reduzir custos vai ter um impacto negativo na moral da empresa

Substituir lâmpadas convencionais por leds, diminuir o consumo de papel, trocar a frota automóvel por veículos com menor consumo de combustível, deixar de pagar alugueres ou serviços não utilizados, não desmotivam, antes indiciam uma preocupação com o rigor e com o bem-estar da empresa. Reduzir custos não é sinónimo de corte indiscriminado e, devidamente colocados em contexto, permitem inclusivamente envolver os recursos humanos numa lógica de melhoria contínua. A comunicação interna ajuda e muito a desmistificar este ponto. E com o aumento da margem há possibilidade de aumentar o investimento e o retorno.

Mito #3 – É preciso alocar muito tempo a pensar em alternativas

Começar a pensar, nomear responsáveis, constituir equipas, arrancar com o processo, analisar os processos, falar com os fornecedores, percorrer facturas, fazer cálculos de poupanças, aferir escalas, pode ocupar muitos recursos. Mas não tem de ser assim, é possível subcontratar recursos para este tipo de tarefas que necessitam do mínimo de intervenção dos recursos da empresa, e em fases muito relevantes, para perceber a realidade e apontar melhorias.

Mito #4 – É complexo medir e acompanhar os ganhos efectivos

Pode parecer moroso mas com o devido planeamento e um processo bem montado pode ser automatizado. Há um ponto de partida, um ganho expectável, uma verificação e monitorização. Desde que seja bem definido à partida, o processo pode ser fluído, envolvendo as áreas de negociação nos momentos chave.

A redução de custos de uma empresa não é sinónimo de más notícias. Bem analisado permite o aumento da margem, possível aumento do investimento ou dos resultados. E falar em menos serviço é olhar para a redução de custos da forma mais simples. A melhoria contínua, uma forma de ver o negócio de forma sustentada abrange a gestão e controlo de custos.